Работодатель обязан обеспечивать процессуальное сопровождение большинства ситуаций, возникающих в ходе рабочей деятельности, в том числе и указывать цель командировки в документации. При этом цель командировки водителя будет однозначно отличаться от целей, поставленных перед бухгалтером или директором. Помочь правильно указать цель командировки могут конкретные их примеры, и следить за правильностью постановки цели необходимо как самим направляемым в командировку сотрудникам, так и их работодателям.

Цель командировки – что это такое, правовое регулирование

С точки зрения российского законодательства, вопросы направления сотрудников в рассматриваются комплексно и во многих аспектах однозначно регламентируют права и обязанности трудящихся и работодателей по отношению друг к другу. В основном, в контексте юридического обоснования необходимости указания цели поездки в командировку, необходимо обратить внимание на положения следующих нормативных документов:

• Статья 166 ТК РФ. В данной статье законодательно определяются основы правового регулирования вопросов, связанных со служебными командировками.
• Постановление Правительства №749 от 13.10.2008. Означенное правительственное постановление более подробно регламентирует порядок, в соответствии с которыми сотрудники направляются в командировки и определяет их как выполнение определенных поручений задач за пределами постоянного места работы.

Несмотря на то, что прямо необходимость точной и конкретной постановки целей командировки в законодательстве отсутствует, наличествующая судебная практика и требования контролирующих органов все же свидетельствуют о необходимости достоверной фиксации их в документации.

Соответственно, цель командировки – это точное и детализированное описание задач, которые должен выполнить сотрудник, направляемый работодателем в командировку. Данные цели должны быть оформлены должным образом в юридически значимых документах – приказе о направлении в командировку, командировочном удостоверении или иной документации, предусмотренной локальными нормативными актами организации.

Зачем нужно указывать цель командировки

Указание цели командировки является важным аспектом трудовых взаимоотношений, который следует учитывать, как работодателям, так и сотрудникам. Отсутствие правильно определенной цели может повлечь за собой негативные последствия для любой из сторон. Примером подобных последствий можно назвать:

Как правильно составить цель командировки – процессуальное оформление

Так как с 2015 года порядок направления работников в командировку был существенно упрощен, единственными обязательными документарными подтверждениями в данном случае являются приказ работодателя и подтверждение его получения сотрудником. Однако также, если это предусмотрено локальными нормативными актами, может составляться и дополнительная документация, например – служебное задание для командировки или отдельное командировочное удостоверение сотрудника.

Как служебное задание, так и командировочное удостоверение могут составляться по унифицированным формам Т-10а и Т-9 соответственно. Однако применение данных форм не является обязательным для работодателей – они могут разработать и собственные примеры означенной кадровой документации.

В приказе о направлении работника в командировку должна быть четко определена поставленная цель, а также сроки всей командировки, необходимые для её выполнения. При составлении целей командировки и служебного задания следует учитывать определенные нюансы:

• Цель должна быть конкретной. То есть – как можно более четко описывать поставленную перед сотрудником задачу. Чем более конкретной будет цель, тем меньше возможных правовых последствий будет иметь командировка и для работодателя, и для сотрудника.
• Итогом командировки должно быть выполнение цели. Невыполненная цель командировки в большинстве случаев признает всю командировку недействительной. Таким образом, если предусматривается выполнение определенных действий с неопределенным изначально результатом, следует устанавливать целью не достижение этих результатов, а именно выполнение означенных задач.

Примеры цели командировки директора, водителя, бухгалтера и иных сотрудников

Чтобы лучше понять, как правильно составить цель командировки, легче всего рассмотреть примеры составления целей для разных категорий трудящихся. Выглядеть они могут следующим образом:

Пример постановки цели командировки директора: принять участие в переговорах по заключению договора на поставку продукции с представителем компании «Вектор» в городе Москва 01.10.2018.

Неправильная постановка цели – заключить договор с представителем партнёров. В данном случае цель не имеет конкретных указаний на дату и место проведения переговоров. Кроме этого, она предполагает обязательное заключение договора, когда на практике переговоры могут закончиться и отказом от его подписания.

Пример цели командировки водителя: обеспечивать с 10.00 до 20.00 передвижение гражданина Иванова в пределах г. Санкт-Петербург в период с 11.01.19 по 25.01.19 на служебном автомобиле ВАЗ-2114, номера Е1913СН.

Неправильный пример постановки цели командировки: обеспечить передвижение клиента. Как и в прошлой ситуации – здесь нет конкретики как по личности клиента, так и по срокам работы сотрудника и конкретному автомобилю.

Пример цели командировки бухгалтера: обеспечить проведение финансового аудита филиала №4 компании «Вектор» в городе Саратов с оформлением бланков организации по форме №14-85.

Неправильный пример: провести финансовый аудит в саратовском филиале.

Пример цели командировки юриста: принять участие в качестве представителя организации «Вектор» в судебном заседании по делу №88-12-23 01.05.2019 в арбитражном суде г. Саратов.

Неправильный пример: получить позитивное решение суда в пользу компании в судебном заседании в г. Саратов.

Знаете ли вы, как правильно указать можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска - ежегодные или по состоянию здоровья.
2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

• Мамы детей младше 3 лет.
• Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
• Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

1. Приказом.
2. Служебным заданием.
3. Командировочным удостоверением.
4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, чеки на отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

• проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
• проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
• демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
• для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
• согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

• Изучение целевого рынка.
• Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
• Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

• проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
• заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
• приобретение оборудования «Станок»;
• исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

• обучение персонала;
• участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
• повышение профессионального уровня;
• освоение новых технологий;
• проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

• увеличение объемов реализации в регионе;
• изучение рынка сбыта;
• переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

• нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
• посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
• собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
• посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• установка, наладка оборудования;
• обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
• проверка, тестирование работы станков;
• гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
• регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

• обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами,

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

• проведение внутреннего правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

• посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

• закупка удобрений;
• получение разрешающей документации;
• представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
• участие в конференции фермеров, обмен опытом;
• приобретение спецтехники;
• реализация продукции на городской ярмарке;
• доставка партии товаров заводу АО "Заказчик".

Водитель

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

• доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
• перевозка коммерческого директора;
• доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

• приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
• плановая диагностика автомашины;
• доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

• Сбор информации для научной работы по теме (название).

• Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет. Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали. Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года. Законодательные требования и регулирование К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

План и цель командировки: примеры

В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.
В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание.

По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами. С 2016 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным.

Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.

План и цель командировки (примеры)

Инфо

Указанный документ выполняет 2 функции:

1. Конкретизирует суть задания, необходимого для выполнения конкретным работником в поездке.
2. Отражает основные результаты, которых необходимо достигнуть путем исполнения возложенного поручения.

План заполнения бланка служебного задания. Скачать образец задания на командировку Чтобы правильно заполнить служебное задание, необходимо воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Заполнение шапки документа, состоящей:
   • из сокращенного наименования предприятия;
   • кода предприятия по ОКПО (8-значный код).
2. Присвоение документу:
   • порядкового номера;
   • даты (рекомендуется, чтобы указанные реквизиты совпадали с реквизитами приказа о командировании - для облегчения дальнейшего поиска и хранения документов).
3. Указание:

И. О.

Пример цели командировок для правильного оформления

При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля. Информация в документах Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.

Внимание

Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие.

Как правильно сформулировать цель командировки

Цель командировки и примеры:

• участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
• представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
• проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ.

Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним. Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.

План командировок работников организации

Этим шаблоном интересовались 4689раз(а) Предлагаем Вашему вниманию шаблон-образец для планирования командировок и командировочных расходов. План командировок и командировочные расходы Часть данных заполняется в виде выпадающих списков, часть необходимо внести вручную, рассчет командировочных расходов проводится автоматически.

Каждый сотрудник проводит планирование командировок на следующий месяц, а управляющий менеджер потом консолидирует их в одном файле. На листе СВОД все данные объединены в сводную таблицу, которая позволяет вести аналитику по затратам на сотрудника, контрагента, город и отдел, а так же в других разрезах (требуются навыки работы со сводными таблицами).
Данные по суточным, затратам на проживание, названиям отделов, Ф.И.О сотрудников и городам можно изменить на листе «Данные» в соответствующих столбцах.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Взносы ИП за себя: неопределенность с КБК устранена Минфин определился с КБК для 1%-ных «пенсионных» взносов, уплачиваемых ИП за себя. Просуществовавший буквально несколько месяцев отдельный КБК для таких взносов отменен.

< … Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв.

План служебных командировок организации (образец заполнения)

Образец плана командировки Скачать На основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившего в законную силу с 08.01.2015, составление командировочного удостоверения перестало быть обязательным и требуется только в том случае, если это прописано в локально-нормативных актах самого предприятия. В данном случае цель командировки в командировочном удостоверении и примеры вы можете посмотреть выше. Если цель не указана или не соответствует целям деловых поездок Важно отметить, что в связи с отменой обязательной выдачи командировочного удостоверения и подготовки плана служебной поездки цель должна быть прописана в приказе. Удостоверения и план подготавливаются только в том случае, если это прописано в локально-нормативных актах организации.
Цель должна соответствовать деловой направленности.

Шаблон-образец: план командировок и командировочные расходы

• разрешение споров, конфликтов и других вопросов, касающихся юридической стороны деятельности;
• закупка оборудования, сырья и материалов;
• деловые конференции, участие в сборах и выставках, касающихся направления деятельности компании;
• продвижение товара на новых рынках сбыта, расширение клиентской базы;
• участие в исследовательских проектах, связанных с деятельностью фирмы;
• повышение квалификации сотрудников;
• исследование рынков сбыта, конкурирующих организаций и других вопросов маркетинга;
• настройка оборудования, программного обеспечения и работа с другими техническими вопросами в дочерних компаниях или подразделениях;
• проведение проверок работы филиальной сети и подразделений.

План командировки пример

• Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
• Договор передачи, отчуждения
• Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки, контрактации
• Договор проката: бытового, строительного
• Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
• Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
• Договор страхования, перестрахования
• Трудовой договор с работником
• Договор уступки прав и перевода долга
• Ученический договор с работником
• Учредительный договор, договор о совместной деятельности
• Договор хранения, материальной ответственности
• Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Одна туча может погрузить в темноту весь парк, одно слово может затемнить самое большое счастье.

Цель командировки - это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749 .

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

• приказ директора фирмы;
• командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
• служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
• принятые по ученическому договору;
• участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

• женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
• граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
• инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
• граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
• родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

• соответствует виду деятельности и интересам компании;
• не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
• отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
• не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

• заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
• представление интересов на судебном заседании;
• ведение переговоров с контрагентами;
• присутствие на научной конференции и представление доклада;
• обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

• инвентаризация;
• проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
• проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью...»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

• для участия в переговорах;
• для презентации продукта;
• для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

• установка устройства или изделия;
• наладка его работы;
• обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
• тестирование работы аппаратов;
• сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
• осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Нередко случаются ситуации, когда работникам нужно выполнить поручение далеко за пределами места работы - в другом городе или даже стране. Информация о каждом оплачиваемом выезде сотрудника должна быть занесена в специальные документы - «План служебных командировок» и «Распоряжение о направлении в командировку».

Что можно считать командировкой

Понятие «командировка» четко прописано в 166 ст. Трудового кодекса РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания. Она должна иметь определенную цель и сроки.

В понятие не входят ситуации, когда сотрудник выполняет свою работу в пути или сама работа носит разъездной характер.

Обратите внимание! Водитель может отправиться в командировку, если цель командировки водителя выходит за рамки его служебных обязанностей. Например, отвезти в командировку другого сотрудника.

Зачем нужен план служебных командировок

Сотрудник не захочет ездить по рабочим делам за свой счет, предприниматель не хочет платить налог с потраченных денег, а налоговая не хочет верить, что деньги были потрачены, без соответствующих документов.

План служебных командировок - документ, который понадобится вам для налоговой отчетности.

Какая информация указывается в «Плане служебных командировок»

В левом верхнем углу указываются дата составления документа, должность и Ф. И. О. утверждающего и название организации. Далее поквартально прописывается план служебных командировок. Каждая командировка описывается по 4 пунктам:

• имя (номер) подразделения или сотрудника, выезжающего в командировку;
• дата выезда и продолжительность в днях;
• основание выезда;
• цель командировки.

«Распоряжение о командировке» отличается персональным характером. Одна командировка - одно распоряжение. Оно заполняется по строгой форме и также содержит все пункты, описанные выше.

Если первые три пункта не вызывают вопросов, то с целью командировки бывает непросто. Она должна быть прописана сжато, но достаточно конкретно.

Требования к оформлению целей командировки

Четких нормативных требований к оформлению целей командировки не прописано в законодательстве. Тем не менее иногда у проверяющих органов возникают вопросы к документу. Это случается в нескольких случаях:

• цели командировки не соответствуют виду деятельности компании или не выступают в ее интересах;
• формулировка не подразумевает возможности выполнения задания (недостаточно четкая или слишком глобальная);
• задача выходит за рамки компетенции сотрудника (вы не можете отправить уборщика налаживать деловые связи);
• сроки командировки превышают время, за которое реально выполнить цель.

Все это может вызвать подозрения в том, что предприниматель хочет сокрыть чистую прибыль, «нарисовав» расходы, которых не было.

Примеры правильных формулировок

Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:

Администрация и директорат

• Открытие нового структурного подразделения
• Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
• Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
• Расширение деловых связей

Отдел продаж

• Изучение рынка сбыта
• Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
• Сравнительный анализ конкурентной продукции
• Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом

Научные сотрудники

• Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
• Сбор информации для исследовательской деятельности
• Проведение полевых исследований
• Изучение первоисточников научных трудов

Сельскохозяйственный сектор

• Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
• Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
• Закупка аграрной техники
• Закупка удобрений или кормов для животноводства

Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.