Расходы всегда нужно планировать! Именно для этой цели составляются сметы, в которых отражаются предварительные статьи затрат.

Без этого документа, который может подвергнуться корректировке не один раз, правильно организовать расходы невозможно.

Для чего нужен этот документ?

Прежде всего, смета представляет собой предварительную верстку расходов, которые необходимы для проведения какого-либо мероприятия.

Даже простая деловая встреча не обходится без этого! И это правильно:

• смета позволяет предусмотреть все расходы;
• с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
• она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов. Но это можно и не делать, поскольку смета не является – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме. Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – , и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности. Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие , с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров». Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

В каких случаях ее составляют?

Смета составляется всегда и на любом предприятии независимо от правовой формы и формы собственности, а также от вида его деятельности:

• на любые виды мероприятий, которые планирует организовать предприятие для собственных непроизводственных нужд (например, корпоративный праздник) и для производственных потребностей (например, деловая встреча для заключения договора);
• на любые виды работ или услуг, которые предприятие собирается выполнять в отношении своего потребителя.

Во втором случае сметный документ носит официальное подтверждение :

• объема и видов работ, которые реализуются в рамках договора;
• готового продукта или иного конечного результата;
• времени, которое затрачивается на достижение конечного результата.

В случае составления сметы на проведение какого-либо мероприятия ее назначение в том, чтобы перечислить будущие расходы и указать причину их возникновения. Т.е. за что производится оплата.

Например, на участие в переговорах переводчика, банкетное обслуживание, доставку гостей на место встречи, и т.д. Но очень часто именно в этом виде смет присутствует строка «Источник оплаты», в которой указывается источник финансирования мероприятия.

Как правило, необходимость в этом возникает:

• когда мероприятие проводится сразу несколькими компаниями и в смете указывается объем тех расходов, которые каждая из них согласна оплатить;
• если мероприятие организует город, а оплата его осуществляется из разных источников – спонсоров, в качестве которых может выступить даже частное лицо;
• если, наоборот, мероприятие проводится компанией, но источник финансирования – государственный, региональный или муниципальный бюджет, и т.д.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила составления

Смета составляется тем лицом или лицами , которые назначены для этой цели приказом по предприятию. Как правило, в этом качестве назначаются те, на какого возложена ответственность по организации и проведению мероприятия. И, как только данный приказ издан, приступают к составлению самой сметы.

Состав расходов, входящих в смету, в отдельных случаях может быть регламентирован. Например, очень часто представительские расходы поименно указываются и закрепляются в . Но в основном перечень расходов зависит от характера мероприятия и обычно несколько раз изменяется, прежде чем быть окончательно утвержденным.

Что касается источников доходов, если их необходимо указывать, они обычно появляются после составления сметы расходов, которую утверждают все участники-инвесторы.

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов . Именно поэтому после того, как обозначены основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

• аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
• снятие зала непосредственно в ресторане;
• использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день и даже не на одну неделю.

Как только смета готова, она подается на утверждение руководителю компании или лицу, которое ведает финансами компании. И уже после него – высшему руководству. Для окончательного утверждения сметы часто к ней прикладывается сравнительный отчет по каждой статье расходов. Этот отчет наглядно показывает, почему был выбран именно такой вариант и такая величина расходов.

После ознакомления со сметой ее либо утверждают приказом, либо направляют на доработку с замечаниями.

При утверждении сметы в приказе назначаются лица, на которых возлагаются функции по выполнению конкретных видов работ, предусмотренных в смете. Например, в тексте приказа это может выглядеть так: «Назначить Иванову В.В. ответственной за организацию банкетного обслуживания». Кроме того, в приказе обязательно указывается, из каких источников происходит финансирование той или иной части сметы.

Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?

Условно все сметные расходы можно разделить на две части :

1. основные – это те расходы, которые связаны с непосредственной организацией и проведением мероприятия:
   • аренда помещения или территории на проведение самого мероприятия и на банкетное обслуживание;
   • транспортные расходы – на доставку гостей до места назначения и обратно, оборудования, промышленных образцов, и т.д.
   • само банкетное обслуживание (кофе-брейк, деловой обед, завтраки, угощение зрителей, и т.д.);
   • Интернет, электроэнергия и связь – эти затраты могут и не входить в аренду;
   • оплата труда собственных сотрудников и внештатного персонала, участвующего в мероприятии или помогающего его организовать и провести;
   • оформление помещения или площадки для приема гостей;
   • награды, премии или иные вознаграждения;
   • изготовление полиграфии – визитки, программки, приглашения, и иное;
   • погрузочно-разгрузочные работы;
   • расходные материалы – канцтовары, и т.п.
2. накладные расходы – это издержки, которые связаны с мероприятием, но без которых можно было бы и обойтись. Например, сувениры, цветы, и т.д.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Методы составления

Индексный метод – в расчете используются нормативные показатели, которые корректируются на индекс текущих цен. Этот способ можно использовать при условии, что есть точные нормативные величины расходов. Как правило, они предусмотрены для строительных целей.

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

• вид соревнования;
• дата и место его проведения;
• размещение участников в гостинице;
• аренду спортивного инвентаря;
• медицинское обслуживание на время соревнований.

При планировании расходов на праздничное мероприятие (любое) в смете отражают:

• стоимость подарков и угощения – для этого должно быть известно число гостей по приглашениям;
• стоимость концерта – услуги приглашенных артистов, аренда оборудования и площадки, и т.д.
• охрана мероприятия;
• праздничное оформление.

При подготовке сметы с представительскими расходами важно указать:

• размещение деловых партнеров, если они иногородние;
• техническое обеспечение зала для переговоров;
• деловой обед;
• копировальные работы и услуги переводчика.

В общем виде любая смета у коммерческого предприятия , как документ, состоит из:

У бюджетных организаций все сложней – они могут расходовать средства только на те направления, какие предусмотрены статьей 70 Бюджетного Кодекса РФ. Т.е. на оплату труда бюджетных работников, на их командировки, оплату товаров и услуг для государственных нужд, на налоги и сборы, и возмещение вреда, причиненного бюджетным учреждением в ходе своей деятельности. В сметах отражаются только эти расходы из расчета на финансовый год! Кроме того, сама смета составляется по правилам и в форме, какие утверждены Минфином РФ в его Приказе №112н от 20.11.2007г.

Отчет об исполнении

Этот отчет необходим для выявления отклонений от запланированного уровня расходов и их причин, и для передачи в бухгалтерию всех подтверждающих расходы документов с целью их дальнейшего принятия к учету.

О том, что такое смета расходов и как правильно ее составлять, рассказано в следующем видеоматериале:

Некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс или смету.

В ходе осуществления целевых программ в некоммерческой организации составляется смета доходов и расходов. Это основной документ, на основании которого действует некоммерческая организация.

Смета некоммерческой организации – документированный план поступлений и расходов материальных и денежных средств организации. Смета регламентирует деятельность некоммерческой организации. Она является основным документом, определяющим финансово-хозяйственную деятельность организации.

При составлении сметы необходимо исходить из того, что средства, полученные на конкретные цели, должны быть израсходованы только на эти цели. Изменение статей расходов возможно лишь при наличии письменного согласия со стороны жертвователя. Целевые поступления некоммерческой организации должны быть равны целевым расходам. В противном случае средства, израсходованные на иные цели, подлежат изъятию в доход федерального бюджета.

В смете отражается предполагаемый объем, целевое направление и временное распределение доходов и расходов. Она может составляться на любой период (месяц, квартал, год (зачастую) и т.д.).

Унифицированной формы сметы доходов и расходов не существует (исключение составляют бюджетные учреждения, для них отраслевые министерства и ведомства утверждают необходимые сметы). Это объясняется тем, что некоммерческие организации могут иметь чрезвычайно широкий спектр функций, финансирование которых трудно поддается формализации. Поэтому форма сметы, состав и структура показателей, а также система группировки и детализации данных для удобства и учета специфики конкретной некоммерческой организации разрабатывается самой организацией исходя из поставленных задач. Пример формы сметы доходов и расходов приведен далее (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Смета доходов и расходов (пример)

Утверждаю

(наименование высшего органа управления НКО)

“___” _______________200__г.

Смета доходов и расходов

____________________________________

(наименование НКО)

	Наименование показателей	Утверждаю на год, тыс. руб.	В том числе по кварталам
I. Остаток на начало года
II. Доходы, всего
	Взносы учредителей
	Вступительные взносы
	Членские взносы
	Добровольные пожертвования
	Целевое финансирование
	Доходы от предпринимательской деятельности
III. Расходы, всего
	Заработная плата
	Взносы в социальные фонды с заработной платы
	Командированные расходы
	Расходы по аренде
	Коммунальные расходы
	Административные расходы
	Хозяйственные расходы и расходы на ремонт
	Целевые расходы
	Прочие расходы
	Резерв непредвиденных расходов
IV. Остаток на конец года

Руководитель организации _______________________________ “___” ____________200__г.

Главный бухгалтер _______________________________ “___” ____________200__г.

(подпись) (расшифровка подписи)

Финансовый план (смета) утверждается высшим органом управления некоммерческой организации. Целесообразно составлять отдельную смету на каждую целевую программу. В каждой из программ целесообразно предусматривать отдельной статьей административные расходы. По окончании отчетного периода рекомендуется составлять отчет об исполнении сметы и утверждать его тем же органом, что и смету.

Некоммерческая организация может согласовывать свои сметы только со спонсорами, жертвователями и грантодателями, а также учредителями (членами, участниками). Подчеркнем, что государственные органы, включая налоговые, не имеют права вмешиваться в деятельность некоммерческой организации и вносить коррективы в направления расходования средств некоммерческой организации, если такое использование носит целевой характер и соответствует уставным целям организации.

При необходимости некоммерческая организация может пересматривать свои сметы, соблюдая необходимые формальности. При этом следует не забывать, что не допускается использование средств одной целевой программы для другой без письменного согласия жертвователя. Исключение составляет случай, когда средства перечислены с формулировкой «на уставные цели организации».

Единственное ограничение в части расходования средств - фонд оплаты труда административно-управленческого персонала благотворительной организации не должен превышать 20% финансовых средств, расходуемых организацией за финансовый год. При этом указанный в Законе лимит не распространяется на оплату труда лиц, участвующих в реализации благотворительных программ.

Сметы обычно используются при заполнении Отчета о целевом использовании полученных средств и Отчета о целевом использовании имущества (в том числе денежных средств), работ, услуг, полученных в рамках благотворительной деятельности, целевых поступлений, целевого финансирования.

Чтобы запланировать доходы и расходы в некоммерческой организации (далее - НКО), составляют финансовый план. Бухгалтеры еще называют такой документ сметой доходов и расходов, или бюджетом.

Как составить и утвердить смету

Смету доходов и расходов можно составлять в . Каждая НКО сама решает, что отразить в документе, исходя из своей специализации и потребностей. Никаких строгих требований для оформления сметы-бюджета нигде в законодательстве не прописано.

Состоит смета из доходной и расходной частей. В доходной части отражают предполагаемые в будущем году поступления. А в расходной - планируемые затраты.

Смета может быть очень подробной, а может быть и укрупненной. То есть в ней можно показать каждую статью расходов, а можно дать показатели лишь по группам. В качестве приложений могут быть расчеты, на основании которых составляли смету, но не обязательно. Смету можно составить в целом по организации. А можно еще и на какое-либо конкретное мероприятие.

На какой период составлять смету

Можно разработать смету на год с разбивкой по кварталам и месяцам. А можно и не делать разбивки - просто дать планируемые показатели по каждой статье на год. Смета может быть даже на несколько лет вперед с разбивкой по годам.

Кто утверждает смету

Смету утверждает высший орган управления НКО. Это может сделать и постоянно действующий коллегиальный выборный орган НКО, если такое право дано ему уставом организации (п. 3 ст. 29 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ). Кто именно утверждает смету, зависит от формы создания НКО. Все варианты смотрите в таблице ниже.

Форма создания НКО	Кто утверждает смету
Корпоративные
Потребительский кооператив	Общее собрание участников
Общественная организация
Общественное объединение
Ассоциация
Союз
Товарищество собственников недвижимости
Казачье общество
Община коренных малочисленных народов РФ
Адвокатская палата
Коллегия адвокатов, адвокатское бюро или юридическая консультация
Унитарные
Фонд	Правление
Автономная некоммерческая организация	Наблюдательный совет
Религиозная организация	Определяется уставом

Когда можно менять смету

Как правило, НКО придерживаются величины расходов, утвержденной сметой. Но если видите, что текущие затраты не укладываются в запланированные, то лучше смету изменить.

Изменять смету можно столько раз, сколько сочтет нужным руководство некоммерческой организации. Чем ближе фактические показатели к цифрам в статьях сметы, тем лучше в организации уровень финансового планирования. А значит, и меньше риски обвинений в нецелевом использовании средств со стороны налоговых органов.

Измененную смету утверждают , что и утверждали ее первоначальный вариант. Например, в общественной организации это делает общее собрание ее участников. А само решение фиксируют в протоколе общего собрания.

Примеры смет

Каждая НКО, опираясь на свою специфику деятельности, форму и содержание сметы составляет индивидуально под себя. Предлагаем два универсальных варианта смет - вариант 1 и вариант 2 . Первый подходит для организаций без структурных подразделений, с малым количеством сотрудников и без отдельных проектов. Второй - наоборот, для организаций с аппаратом управления и различными проектами.

Работу сметчика можно по праву приравнивать к работе бухгалтера или юриста, т.к. для того, что бы правильно составить смету, необходимо обладать достаточным запасом знаний, опытом, используя точные данные для расчётов.

Любая серьёзная организация и ответственный застройщик прекрасно понимают, что строительство даже небольшого временно объекта не возможно без составления сметной документации . По этой причине ещё на подготовительных этапах строительства возникает вопрос о том, кому доверить составление сметы.

Конечно, можно доверить составление сметы одному из сотрудников компании. Но, в этом случае, последствия могут быть более чем печальными. Постоянно иметь в штабе профессионального сметчика не совсем выгодно, т.к. частота составления сметных документов может быть не слишком высокой. Прибегать к услугам частных сметчиков можно, но никто не гарантирует ответственности и соблюдения условий. Таким образом, мы приходим к выводу, что наиболее удачный вариант - это обращение в специализированные компании. Но, какую компанию для составления смет следует выбирать и каким критериям отбора придерживаться?

Для начала следует выделить основные критерии, на основе которых будет осуществляться отбор. Среди них можно выделить:

Профессионализм/качество услуг

Стоимость

Срок составления

Гарантии

Дополнительные услуги

Профессионалзим/качество услуг+стоимость. Мы намеренно объединили эти два пункта в один, т.к. чаще всего они неразрывно связаны между собой в психологии заказчика. Согласитесь, что каждый из нас хочет получить качественный товар/услугу за минимальное количество средств. Но, как показывает многочисленный опыт, такого не бывает. Поэтому, идеальный вариант - это справедливые расценки. То есть, оптимальное соотношение качества услуг и стоимости за них. Вы должны понимать, что компания, с многолетним стажем и отличной репутацией просто-напросто не может позволить себе предоставлять дешёвые услуги, т.к. необходимо оплачивать труд профессионалов, который в свою очередь должен достойно оцениваться.

Сроки составления. Для любой строительной организации задержка по составлению смет может быть равносильна провалу срокам строительства. По этой причине очень важно составлять сметы «по первому требованию заказчика». К сожалению, такое не всегда возможно, но и порядочная сметная компания не будет обещать сделать огромное количество смет за один день. Однако, всегда можно договориться о сроках, которые будут удобны, как заказчику, так и компании. В итоге вы получаете качественно составленную смету (без спешки) в оптимальные сроки.

Гарантии. Один из признаков, который свидетельствует о надёжности сметной организации, качестве предоставляемых её услуг - это гарантии. Заключая договор, Вы получаете уверенность в том, что ваша смета будет составлена правильно и качественно, ведь ни одной организации не выгодно предоставлять клиенту некачественную услугу, на которую впоследствии будут поступать жалобы.

Дополнительные услуги наглядно демонстрируют предрасположенность компании к клиенту. К подобному сервису относят услуги по корректировке смет, консультации заказчика по составленной документации и другие полезные рекомендации.

На протяжении 10 лет ООО «Таурусс» строго следует всем заявленным выше критериям отбора, и, поэтому, по праву считается одной из лучший компаний по составлению смет на рынке России.

Для выполнения целевых программ некоммерческой организации (НКО) следует иметь смету, рассчитанную на определенный период времени (месяц, квартал, год, несколько лет и т. п.). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона от 12.01.96 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (действует с последующими изменениями и дополнениями).

Под сметой принято понимать индивидуальный документированный финансовый план поступления и расходования денежных средств на финансирование расходов организации. Смета доходов и расходов заменяет собой баланс некоммерческой организации в том случае, если такая организация функционирует без приобретения прав юридического лица и не состоит на учете в налоговой инспекции в качестве налогоплательщика.

Тем не менее, и тем некоммерческим организациям, которые формируют и представляют в налоговый орган бухгалтерскую отчетность, необходимо составлять смету доходов и расходов.

Формально закон позволяет НКО - налогоплательщикам (ведущим бухгалтерский учет и соответственно имеющим самостоятельный баланс) как иметь, так и не иметь смету, поскольку в п. 1 ст. 3 Закона N 7-ФЗ записано, что некоммерческие организации должны иметь самостоятельный баланс или смету. Требования к составлению финансового плана (сметы доходов и расходов) законодательно не определены. Поэтому некоммерческая организация может самостоятельно определять статьи доходов и расходов сметы, планировать их размер в соответствии с имеющимися источниками средств и направлениями своей деятельности.

Утверждение финансового плана (сметы) некоммерческой организации и внесение в него изменений осуществляются высшим органом управления организации (п. 3 ст. 29 Закона N 7-ФЗ).

То есть, например, генеральный директор автономной некоммерческой организации утвердить смету не может, поскольку высшим органом управления этой разновидности НКО является коллегиальный высший орган управления (п. 1 ст. 29 Закона N 7-ФЗ). Подписанная им смета будет считаться недействительной Загарова Н.А. Изменение бюджетной отчётности //Бухгалтерский учёт, 2006, № 5, с.50 - 54.

В случае если некоммерческая организация выполняет несколько целевых программ, то целесообразно составлять сметы по каждой из них. В этом случае при распределении общих административно-хозяйственных расходов НКО вправе самостоятельно выбрать метод их учета.

Как правило, НКО распределяют указанные расходы одним из следующих способов:

путем списания всех административно-хозяйственных расходов за счет тех программ, в которых они предусмотрены сметой;

путем списания расходов пропорционально удельному весу средств, поступивших на каждую из программ.

Выбранный НКО метод распределения общих административно-хозяйственных расходов обязательно должен быть отражен в учетной политике организации.

При необходимости можно корректировать свои сметы, соблюдая при этом необходимые формальности. Согласовывать свои сметы некоммерческая организация может только с жертвователями и грантодателями, а также членами, участниками и учредителями организации.

Ограничивать те или иные расходы некоммерческой организации при согласовании сметы могут лишь уставные документы организации либо жертвователи, грантодатели и учредители (члены, участники).

Единственное ограничение в части оплаты труда административно-управленческого персонала благотворительной организации - не более 20% финансовых средств, расходуемых организацией за финансовый год, - предусмотрено п. 3. ст. 16 Закона от 11.08.95 N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях». При этом указанный лимит не распространяется на оплату труда лиц, участвующих в реализации благотворительных программ.

Расходование средств НКО допускается лишь на те цели, на которые они получены, поскольку в противном случае (использование не по целевому назначению) такие средства признаются внереализационными доходами (п. 14 ст. 250 НК РФ) и подлежат обложению налогом на прибыль на общих основаниях по ставке 24%.

Необязательно, чтобы по состоянию на конец года целевые средства были полностью использованы; в ситуации, когда целевые программы рассчитаны на ряд лет, их расход производится в течение всего срока реализации программ.

Этот способ формирования сметы принято называть методом непрерывного бюджета.

Кроме того, возможен вариант, когда средств, полученных на конкретную программу, не хватает, тогда часть расходов покрывается в течение следующих лет.

И все-таки во избежание налоговых споров смету желательно составлять таким образом, чтобы на окончание периода, на который она рассчитана, не предполагалось бы неиспользованных остатков целевых средств, поскольку отдельные представители налоговых органов требуют обложить остатки целевых средств налогом на прибыль.

По окончании отчетного периода либо при выполнении каждой целевой программы следует составлять отчет об исполнении сметы, который утверждается тем же органом, что и смета.

Благотворительные организации, образованные в соответствии с Законом от 11.08.95 N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», при составлении сметы должны обратить внимание на следующее.

В соответствии с п. 4 ст. 16 указанного Закона если благотворителем или благотворительной программой не установлено иное, то:

• · не менее 80 процентов благотворительного пожертвования в денежной форме должно быть использовано на благотворительные цели в течение года с момента получения благотворительной организацией этого пожертвования;
• · благотворительные пожертвования в натуральной форме (100 процентов) направляются на благотворительные цели в течение одного года с момента их получения.

Иные некоммерческие организации при получении средств целевого финансирования и целевых поступлений, предоставленных передающей стороной с указанием срока их использования, также обязательно должны учитывать его (срок) при составлении своих смет. Это объясняется следующим.

Если получатель средств целевого финансирования и/или целевых поступлений нарушил условия, на которых они предоставлялись, в частности срок их использования, налоговые органы, ссылаясь на нормы под п. 9 п. 4 ст. 271 НК РФ, считают, что такие средства являются внереализационными доходами НКО и подлежат обложению налогом на прибыль в общеустановленном порядке Колеватова О.А. Учёт различных видов предпринимательской деятельности в бюджетных учреждениях //Бухгалтерский учёт, 2006, № 7, с. 38.

Кстати, данные сметы можно использовать при заполнении Отчета о целевом использовании полученных средств (Форма N 6) и Отчета о целевом использовании имущества, работ, услуг, полученных в рамках благотворительной деятельности, целевых поступлений, целевого финансирования (Лист 10 декларации по налогу на прибыль).

Ниже приведена примерная смета доходов и расходов НКО.

Смета доходов и расходов общественного объединения «…» на 2011 год (руб.)

	Наименование статей
	Сумма вступительных взносов Сумма членских взносов Сумма добровольных пожертвований от граждан Сумма добровольных пожертвований от юридических лиц Итого	200 000 150 000 150 000 4 500 000 5 000 000
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.	Целевые по аренде помещения На эксплуатацию помещения По охране помещения Услуги связи Заработная плата сотрудников ЕСН и страховые взносы в ПФ РФ и ФСС РФ Командировочные Информационные Канцелярские Налог на имущество Транспортный налог Обязательное страхование транспорта На ГСМ На техническое обслуживание автомобилей На текущий ремонт помещения На банковские услуги Рекламные На Интернет Непредвиденные Итого	3 000 000 610 000 100 000 170 000 40 000 300 000 78 600 164 600 80 000 188 800 3000 2000 8000 6000 3000 111 000 5000 20 000 10 000 100 000 5 000 000

Современный экономический анализ (анализ финансово-хозяйственной деятельности) основан на совокупном рассмотрении факторов внешней и внутренней среды. Применительно к НКО можно предложить использовать следующую схему структуры экономического анализа:

Управленческий анализ основывается на данных управленческого учета, который представляет собой относительно обособленную систему бухгалтерского учета. Для того чтобы оценить постановку управленческого учета в некоммерческой организации, следует принимать во внимание основные отличия деятельности НКО. Прежде всего, может быть оценен технико-организационный уровень и другие условия функционирования НКО. Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, предназначенные для внутреннего использования руководством организации. Его цель -- обеспечить менеджеров всех уровней той информацией, которая необходима для принятия обоснованных управленческих решений.

Управленческий учет коммерческих организаций основывается на таких понятиях, как анализ структуры и распределения затрат, калькулирование себестоимости продукции, планирование и контроль над затратами, анализ отклонений от нормативных затрат. Далеко не все из перечисленных понятий находят себе место в деятельности некоммерческих организаций, если те не занимаются предпринимательской деятельностью, однако ряд аналогий провести можно, и можно говорить о том, что в настоящее время в деятельности НКО присутствуют элементы управленческого учета. Прежде всего это относится к понятиям анализа структуры и распределения затрат, планированию и контролю над затратами.

В настоящее время нет четкости в применении терминов «расходы» и «затраты», поэтому, возвращаясь к практике работы некоммерческих организаций, можно использовать термин «расходы», так как, во-первых, чаще «затраты» связываются с процессом производства, а некоммерческие организации, в части ведения своей основной деятельности, с производством не связаны; во-вторых, некоммерческим организациям привычно работать с такими понятиями, как «доходная и расходная часть сметы (или бюджета)».

Учет расходов (затрат) необходим при осуществлении деятельности любой организации и является важным инструментом ее регулирования. В коммерческой организации, чтобы получить больше прибыли, можно пойти двумя путями: или интенсивнее работать, что очень сложно, или сократить расходы. Финансирование некоммерческой организации состоит из нескольких видов источников. Укрупненно -- это целевые средства от доноров и прибыль от предпринимательской деятельности. Целевые средства даются НКО на конкретные цели, и гражданская позиция руководства и работников должна заключаться в том, чтобы минимизировать расходы. Это должно учитываться еще на стадии составлении заявки или запроса на привлечение целевых средств для проведения той или иной программы.

Для некоммерческих организаций учет расходов (управленческий учет) связан с такими документами, как смета или бюджет. В западных странах в управленческом учете термин «бюджет» используется в смысле, который близок нашему уже устоявшемуся понятию сметы (смета доходов и расходов) 1 . Смета -- документ административно-финансовый. Естественно, бухгалтер, должен знать содержание сметы, но организации следует иметь финансового менеджера (или менеджера проекта), который занимается сметами и контролем над их исполнением Колеватова О.А. Учёт различных видов предпринимательской деятельности в бюджетных учреждениях //Бухгалтерский учёт, 2006, № 7, с. 43.

Для любой организации необходима сознательная координация деятельности людей, входящих в ее состав, для достижения целей организации, т.е. менеджмент. Чтобы обеспечить вышеназванную координацию, необходимо сформулировать цели организации, продумать и довести до сведения работников характер действий, которые каждый из них должен осуществить для достижения целей, обеспечить работников ресурсами и создать условия для успешной работы. Важным инструментом этого процесса является планирование деятельности. Планирование -- это упорядоченный процесс, позволяющий организациям определить, чего они хотят достичь и как это сделать.

Даже в условиях рыночной экономики планирование в некоммерческих организациях носит централизованный административный характер, оно задает организации различные параметры ее деятельности.

Можно выделить три вида планирования, отличающиеся временным периодом и, соответственно, степенью детализации проработки планов.

Первый уровень планирования -- прогнозирование (стратегическое планирование). На втором уровне планирования -- составлении программ -- выбранное стратегическое направление конкретизируется. Для анализа выбираемых программ широко используется метод анализа «выгоды/затраты». В некоммерческих организациях он заключается в сопоставлении предполагаемых результатов, которые не всегда могут быть выражены количественной оценкой, с расходами, необходимыми для реализации этой программы.

Третий уровень -- бюджетное планирование -- самый детализированный уровень планирования. Он представляет собой процесс подготовки отдельных бюджетов (смет) по структурным подразделениям организации (если они есть) или функциональным направлениям ее деятельности. Бюджет является ключевым инструментом и системы управленческого контроля. Его составляют и коммерческие, и некоммерческие организации.

Среди особо значимых функций бюджета можно выделить:

планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации;

координацию различных видов деятельности и отдельных подразделений.

согласование интересов отдельных работников и групп в целом по организации;

стимулирование руководителей проектов и программ в достижении целей по своим центрам ответственности;

контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины.

Бюджеты в НКО могут быть детализированы. Так, может быть составлен оперативный бюджет (смета) с выделением:

бюджета закупки/использования материалов;

бюджета трудовых затрат;

бюджета административных расходов.

Может быть составлен также финансовый бюджет (смета), где отражаются предполагаемые источники финансирования и направления их использования. Он может состоять из:

бюджета капитальных расходов;

прогноза денежных потоков или бюджета денежных средств;

прогнозного отчета о финансовом положении организации.

Финансовых бюджетов (смет) в некоммерческой организации должно быть столько, сколько программ проектов организация выполняет и сколько источников финансирования имеется в отчетном периоде. Бюджет в некоммерческой организации должен обязательно соответствовать требованиями пункта 1 статьи 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Бюджет организации является единственным документом, который определяет структуру расходов и их суммовую оценку. После выхода 25 главы НК РФ при составлении доходной части бюджета целесообразно руководствоваться терминами, приведенными в статье 251, т.е. использовать те формулировки, которые определяют поступления в некоммерческие организации не признаваемыми доходами в целях налогообложения.

Как правило, расходная часть сметы делится на две части. Основная часть -- это расходы, непосредственно связанные с проектом, вторая, меньшая часть -- это административные расходы. Один и тот же вид расходов может различаться по экономическому смыслу. Наиболее часто к расходной части сметы (бюджета) относятся статьи «Заработная плата и отчисления на социальные нужды», «Аренда», «Транспортные расходы», «Канцелярские расходы», «Хозяйственные расходы», «Покупка оргтехники и мебели». Остальные статьи расходов зависят от того, чем занимается организация. Расходы по указанным статьям могут попасть в разные разделы сметы. Например, зарплата сотрудника организации, который занимается приемом клиентов, т.е., например, является социальным работником, должна быть отнесена к части финансирования проекта, а зарплата бухгалтера или секретаря -- это, как правило, административные расходы. Расходы можно обобщать, можно разделять, т.е. группировать так, чтобы было удобно контролировать и управлять проектом.

При реализации долгосрочных благотворительных программ поступившие средства используются в сроки, установленные этими программами.

Если в организации реализуется несколько программ, а стало быть, имеется несколько бюджетов, то статьи расходов, свойственные нескольким из них, в том числе административные, могут быть распределены по этим бюджетам исходя из различных принципов, зафиксированных на основании Положения об учетной политике или иных распорядительных документов руководства организации. Например, административные расходы могут поочередно и последовательно относиться сначала на одну программу, затем, после того как полностью будет освоена предусмотренная в смете сумма, -- на другую программу, и т.д. Или административные расходы распределяются пропорционально какому-либо выбранному критерию:

сумме заработной платы сотрудников, непосредственно занятых в реализации проекта;

сумме материальных расходов по проекту, и т.д.

На каждый участок деятельности может быть разработан отдельный бюджет. Например, бюджет транспортных расходов или бюджет поступления медикаментов в рамках благотворительной программы. В отличие от финансового бюджета, с которым обычно работают бухгалтеры, где все учтено в денежных единицах, в таких бюджетах могут быть использованы любые удобные учетные единицы. В деятельности некоммерческих организаций, наряду с денежными измерителями, могут быть использованы человеко-часы или, например, килограммы переданной гуманитарной помощи, если говорить о продуктах, или даже штуки, если говорить о вещах или предметах.

Бюджетное планирование -- это отдельная задача руководства. Вначале должно быть предусмотрено, какие расходы понесет организация в связи с выполнением того или иного проекта или программы, чтобы составить заявку и обеспечить доходную часть. Здесь организации сталкиваются с такой проблемой, которая называется фандрайзинг.

Фандрайзинг -- это процесс привлечения денег (пожертвований) на реализацию проектов и программ, которые наметила осуществить организация. Существуют различные методы фандрайзинга: написание заявок в зарубежные фонды, написание заявок в бюджетные организации Российской Федерации (например, РГНФ -- Российский гуманитарный научный фонд), обращения за финансовой помощью к коммерческим организациям, объявления о сборе пожертвований через СМИ, сбор частных пожертвований «на рабочих местах», организация благотворительных аукционов, ярмарок, лотерей, концертов и вернисажей, благотворительные завтраки, обеды, ужины, организация спортивных мероприятий, сбор ненужных вещей для передачи в благотворительных целях, сбор средств через ящики или кружки для пожертвований.

Отслеживание оперативного исполнения смет -- важный инструмент управления проектом. Часто средства по конкретной статье бюджета расходуются быстрее, чем было запланировано. При налаженном оперативном учете есть возможность заранее предусмотреть возможный перерасход или избежать остатка средств по любой статье. Сигнал должен поступить раньше, чем наступит перерасход. Руководителю важно принимать оперативные решения, когда еще не кончился период выполнения проекта. Этот момент оперативного учета достаточно просто организовать с применением компьютера.

Основное внимание должно быть направлено на анализ отклонений от запланированных показателей сметы, что должно явиться составной частью внутреннего управленческого анализа.

Данные управленческого учета, в общем случае, должны предоставлять руководству три основных вида информации. Для НКО это сводится к двум видам:

данные анализа поведения расходов для целей оперативного планирования и контроля;

данные специального анализа для принятия управленческих решений в конкретных хозяйственных ситуациях.

В рамках управленческого анализа могут быть рассмотрены любые экономические ресурсы НКО. Экономические ресурсы НКО -- это факторы, которые применяются при создании экономических благ и услуг. В некоммерческих организациях основными факторами являются объемы целевого финансирования, труд работников и основные средства организации. Труд работников НКО характеризуется творческим, инновационным содержанием, интеллектуальной направленностью, заинтересованностью в конечных результатах труда. Часто труд в НКО предоставлен на безвозмездной основе -- это труд добровольцев (волонтеров). В некоммерческом секторе сосредоточена значительная доля специалистов, имеющих высшее образование.

В некоммерческой организации руководитель должен передавать полномочия по ведению материального учета кому-либо из сотрудников организации или отвечать за него персонально. Для передачи прав и полномочий другому лицу издается внутренний распорядительный документ -- приказ или распоряжение. В организации обязанности должны быть распределены между работниками. Кроме приказов для этого предназначены должностные инструкции -- обязательные документы в документообороте любой организации, в том числе некоммерческой. Должностные инструкции разрабатывает руководство организации, и их объем может колебаться в широких пределах. Для лучшей организации труда могут создаваться планы работы -- месячные, ежедневные, недельные. Наличие должностных инструкций и планов работы говорит о хорошо налаженной системе внутреннего контроля.

Содержание анализа деятельности некоммерческой организации будет заметно отличаться от принятого, для коммерческих фирм. В книге «Маркетинг некоммерческих субъектов» С.Н. Андреева (М.: Изд-во «Финпресс», 2002 г.) справедливо указано, что в зависимости от уровня развития демократии, институтов гражданского общества, рыночной экономики в том или ином состоянии находится конкуренция в некоммерческой сфере, порождающая проблему «сбыта» результатов деятельности некоммерческих субъектов. Интенсивность такой конкуренции изменяется в пределах от естественно монополистической в области государственной власти и управления до острой в областях политики, медицины и образования. В конкурентной среде только использование концепции маркетинга позволяет субъектам рынка наиболее эффективно решать проблему сбыта их продуктов. Такая концепция необходима не только для коммерческой, но и для некоммерческой сферы деятельности, обладающей весьма существенными особенностями. В частности они выражаются в своеобразии проявления таких категорий и понятий, как некоммерческий продукт, некоммерческий обмен, некоммерческий субъект, социальный эффект деятельности. Те НКО, которые наряду с некоммерческой занимаются и коммерческой деятельностью, рано или поздно сталкиваются с вопросами, в каком соотношении должна осуществляться коммерческая и некоммерческая деятельность НКО, чтобы достигать максимального социального эффекта. Как при этом наиболее рационально расходовать ограниченные ресурсы общества? Для ответа на эти вопросы также можно использовать данные проведенного анализа деятельности организации.

Внутрихозяйственный анализ в качестве источника информации может использовать данные о техническом оснащении организации, об уровне квалификации руководства и служащих, данные исполнительных смет проектов и программ. Результаты внутрихозяйственного анализа должны использоваться для оптимизации управления как организацией в целом, так и отдельными проектами и программами. Вопросы финансового и управленческого анализа взаимосвязаны и могут быть учтены при обосновании бизнес-планов, при контроле за реализацией целевых проектов, в системе маркетинга некоммерческой организации.